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Onlytasks 2, las tareas


Onlytasks es un software para la gestión de tareas, dichas tareas contienen los siguientes elementos:


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Obligatorio:

- Título.

- Libreta, en la siguiente página se explica como crear y gestionar libretas.


Opcional:

- Fecha de vencimiento

- Etiquetas, tantas como se desee. Su creación y gestión se explica más adelante.

- Notas

- Alarma, al activar una alarma el sistema (OS X o iOS) lanzará una notificación en la fecha y hora escogida.

- Las tareas se pueden configurar como recurrentes o repetitivas, p.ej. Cada semana, cada mes, cada 2 meses.

Cuando se completa una tarea con repetición, la tarea actual se marca como completada y, en ese momento, la aplicación crea una nueva tarea con la siguiente fecha de vencimiento.

- Time Trackers (sólo en OS X por ahora), para cada tarea puede gestionar el tiempo que va invirtiendo en realizarla con estos contadores de tiempo.

- Carpeta enlazada (sólo en OS X), es posible enlazar una carpeta del sistema con una tarea. Con una simple pulsación podrá abrir dicha carpeta desde Onlytasks y acceder a todo el contenido que tenga en ella.

- Sincronización con el Calendario del sistema (sólo en OS X), es posible enviar una tarea con vencimiento al calendario del sistema, una vez enviada quedará enlazada con el evento o recordatorio del calendario y cualquier cambio en el título o vencimiento desde Onlytasks o desde el Calendario quedará reflejado en la otra parte.


Creación de tareas:

EL proceso es muy sencillo, busca el botón + en iOS o el correspondiente en OS X, en OS X también podemos pulsar cmd+N, desde la ventana que nos aparezca podemos especificar todas los datos necesarios para crear una nueva tarea.

DETECCIÓN AUTOMÁTICA DE VENCIMIENTO: el campo del título puede detectar cuando se introduce una fecha y asignarla como vencimiento, para ello utiliza los detectores de datos del sistema, así si en el título escribe 12 de febrero, el programa asigna esa fecha como fecha de vencimiento de la tarea, si además especifica una hora, p.ej. 12 Febrero a las 10, también se fijará una alarma para la tarea.

Al utilizar los detectores del sistema hemos comprobado que las palabras “hoy” y “manaña” no son detectadas por lo que no generan vencimiento, si pueden utilizarse otras formas como p.ej. Próximo lunes, etc.



Las Libretas

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Las libretas en Onlytasks son los contenedores de tareas, toda tarea debe pertenecer a una libreta.

No puede haber dos libretas con el mismo nombre, y en las lista de libretas aparecerán ordenadas siempre por orden alfabético.

Puede fijar una carpeta como carpeta por omisión (en OS X en las Preferencias, en iOS en la ventana de gestión de la libreta), esta libreta se seleccionará automáticamente cuando cree una nueva tarea, siempre que no la cree desde la lista de libretas, o cuando se cree una tarea desde la extensión Compartir en iOS o desde los Servicios del sistema en OS X.

Como contenedores se les puede asignar el sentido que el usuario decida, así pueden ser simplemente carpetas que contienen tareas, o pueden representar un proyecto profesional o una tarea global, como p.ej. Un viaje, etc. Dando así una gran flexibilidad al usuario para que pueda gestionar sus tareas según su conveniencia.

Al crear o modificar una libreta se le puede asignar uno de los siete colores que la aplicación permite (Característica sólo disponible en Onlytasks 2).


Por último, es posible ocultar libretas, de forma que no se vean durante el proceso normal de gestión de las tareas, pero que estén ahí para si vuelven a ser necesarias se pueda volver a acceder a ellas volviéndolas a activar. Esto puede ser muy útil para, por ejemplo, cuando la libreta representa un proyecto que ya se ha terminado.

Cuando se oculta una Libreta sus tareas no aparecerán en la listas.


OS X


Para crear una nueva libreta vaya al menú Archivo -> Nueva libreta

Una vez creada la libreta, puede cambiar su nombre directamente en la lista de libretas de la vista principal y puede cambiar el color también allí, con ctrl+click o botón derecho del ratón, seleccionando la opción correspondiente en el menú.

Para ocultar o volver a mostrar Libretas, vaya a las Preferencias de la aplicación.


IOS


Para crear, editar, ocultar o cambiar el color a las libretas vaya a los ajustes de la aplicación, desde ahí puede gestionarlo todo.


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Las Etiquetas

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Las etiquetas son otra forma de clasificación de las tareas, su uso es opcional.

No puede haber dos etiquetas con el mismo nombre, y en las lista de etiquetas aparecerán ordenadas siempre por orden alfabético.


Por último, es posible ocultar etiquetas, de forma que no se vean durante el proceso normal de gestión de las tareas, pero que estén ahí para si vuelven a ser necesarias se pueda volver a acceder a ellas volviéndolas a activar.

Cuando se oculta una etiqueta las tareas que tengan esa etiqueta siguen apareciendo en las listas, pero no llevarán esa etiqueta.


OS X


Para crear una nueva etiqueta vaya al menú Archivo -> Nueva etiqueta.

También puede crear etiquetas directamente en los campos de etiquetas, tanto en las listas de tareas como en la ventana de edición de tareas: escriba el nombre de la etiqueta y pulse Intro, si la etiqueta no existe se creará.

Una vez creada la etiqueta, puede cambiar su nombre directamente en la lista de etiquetas de la vista principal .

Para ocultar o volver a mostrar Etiquetas, vaya a las Preferencias de la aplicación.


IOS


Para crear, editar o ocultar las etiquetas vaya a los ajustes de la aplicación, desde ahí puede gestionarlo todo.


También puede crear etiquetas directamente al crear las tareas.


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Onlytasks 2 para OS X


En Onlytasks 2 para OS X encontramos cuatro vistas diferentes desde las que gestionar el proceso de nuestras tareas.


Dichas vistas son:

- Principal

- Status

- Calendario

- “Lo que has hecho hoy”


En todas las listas puede completar las tareas pulsando sobre el botón redondo a la izquierda de la tarea, si tiene activado “mover al completar” es posible desactivarlo temporalmente manteniendo pulsado Alt mientras se hace click sobre el botón de completar.

También puede completar una tarea seleccionada pulsando la barra espaciadora.



Vista Principal


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La vista principal de la aplicación ofrece un panel lateral, a la izquierda, donde seleccionar las tareas que queremos ver.


En dicho panel tenemos 3 listas:

- Lista de Status, con las tareas destacadas, atrasadas, para hoy, mañana, siguientes 7 días, más tarde y sin vencimiento.

Esta lista se puede ampliar en las preferencias para que incluya también: todo lo pendiente, todo lo completado y todo.

- Lista de Libretas.

- Lista de Etiquetas


Podemos seleccionar uno o varios de los elementos (mantén pulsado cmd mientras seleccionas) y en la lista de tareas aparecerán las que cumplan dichos criterios. Por ejemplo, si seleccionamos una libreta aparecerán las tareas de esa libreta, pero si añadimos a esa selección “Hoy” aparecerán las tareas para hoy de esa libreta, y si añadimos alguna etiqueta aparecerán las tareas para hoy de esa libreta y que contengan dicha etiqueta.

Cuando busquemos a través del campo de búsqueda de la barra de herramientas, sin no marcamos Todas las tareas en las opciones de búsqueda, si buscará en las tareas que aparezcan en la selección actual del panel izquierdo.


Es posible arrastrar una o varias tareas desde la lista de tareas al panel de la izquierda, según donde se arrastre así se cambiarán los datos de la(s) tarea(s) arrastrada(s), por ejemplo, se lo hacemos sobre una libreta se asignará dicha libreta a las tareas, si lo hacemos sobre una etiqueta se añadirá dicha etiqueta a las etiquetas de las tareas o si lo hacemos sobre algún elemento de la lista de status se cambiará la fecha de vencimiento según donde se arrastre.



La lista de tareas


En la parte superior del panel izquierdo tenemos los criterios de ordenación de la lista de tareas.


Sobre la lista de tareas podemos editar directamente los siguientes valores de cada tarea:

- Título, pulsando sobre él y esperando brevemente se activa el campo para poder editarlo.

- Etiquetas, igual que el título pulsado sobre el campo se activa para poder editarlo.

- Fecha de vencimiento y alarma: pulsando sobre la fecha de vencimiento nos aparecerá una ventana con un calendario desde el que cambiarla o eliminarla, bajo el calendario podremos activar o desactivar la alarma, pulsando sobre el reloj, y especificar día y hora para ella en el campo junto al reloj.

- Libreta, pulsando sobre el nombre de la libreta de la tarea nos aparecerá la lista de libretas, pulsando sobre una de ellas se la asignaremos a la tarea en cuestión.


Panel de la derecha


En el panel de la derecha de la vista principal encontramos tres valores correspondientes a la tarea seleccionada en la lista de tareas:


Arriba tenemos una caja de texto donde podemos ver y editar directamente las notas de la tarea.

En el centro tenemos una carpeta que representa la carpeta enlazada de la tarea, será gris si no hay carpeta enlazada y azul si la hubiere. Para enlazar una carpeta a una tarea seleccione la tarea y luego arrastre desde el Finder la carpeta sobre ésta.

Abajo encontramos los time trackers o medidores de tiempo, desde ahí podemos activar y para los medidores y tenemos la tabla con todos los tiempos que se han invertido en la tarea.




Vista Status


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La vista de status representa en una vista global la lista de status de la vista Principal, listando las tareas de una forma abreviada de forma que podamos observar de una mirada como están configuradas nuestras tareas.


Además del modo abreviado que se carga por omisión podemos acceder a un modo extendido en esta vista. Pulsando sobre la flecha que apunta hacia abajo en la esquina superior izquierda la vista se ampliará para mostrar nuestras tareas día a día partiendo desde hoy y de cinco en cinco días. Arriba a la derecha aparecerán unos botones que nos permitirán desplazarnos hacia a delante y hacia atrás en el tiempo.


Directamente sobre las listas podemos editar el título de las tareas, marcarlas como destacadas o completarlas.


Esta vista permite arrastrar las tareas entre las columnas de forma que cambiará su fecha de vencimiento según donde las llevemos.



Vista Calendario


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En esta vista encontramos un gran calendario mensual con un indicador en cada día de las tareas que tiene asignadas.


Al pulsar sobre una día con tareas, estas se cargarán en la lista de la derecha cuyo funcionamiento es exactamente igual al de la Vista Principal, incluso encontramos también el panel de notas y la libreta enlazada, sólo que en esta vista se sitúan debajo de la lista de tareas.



Vista "Lo que has hecho hoy"


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Vista resumen con el trabajo que hoy hemos realizado.



Onlytasks 2 para iOS: iPhone


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En la pantalla inicial encontramos nuestras tareas para hoy, las atrasadas y, si se ha activado en los ajustes, las de mañana.

Las tareas irán en el color de su libreta si así lo hemos activado en los ajustes.

Pulsando sobre alguna tarea accederemos a la ventana de edición de la tarea.

Podemos completar rápidamente una tarea desde esta vista haciendo Swipe hacia la izquierda.


Arriba tenemos los botones para acceder a los ajustes a la izquierda y para crear una nueva tarea a la derecha.


Abajo tenemos los botones para acceder a las distintas vistas de nuestras tareas:


- Status

- Libretas

- Etiquetas

- Calendario

- Todas las tareas


Dentro de cada una de estas vistas tenemos un botón arriba a la derecha para establecer sus opciones de ordenación, visualización y búsqueda.



Onlytasks 2 para iOS: iPad


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En la vista inicial en el iPad tenemos a la izquierda la lista de Status, a la que se le ha añadido la opción de todas las tareas y para acceder a nuestras Libretas y Etiquetas.

Así mismo en la parte inferior disponemos de un calendario, pulsando sobre él se desplazará hacia arriba para poder verlo completo. Volviendo a pulsar en la barra del mes se ocultará.

Cada lista: Todas las tareas, Status, Libretas y Etiquetas tiene sus propias opciones de ordenación, visualización y búsqueda, para acceder a ellas situase en la lista correspondiente y pulse arriba sobre Options.



Onlytasks 2 para iOS: iPhone e iPad


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Las listas de tareas son visualmente casi iguales tanto en el iPad como en el iPhone, solamente que en iPad se aprovecha el mayor tamaño de pantalla y se añade un cuadro para ver directamente las notas en la lista.


Sobre las tareas en las listas se pueden hacer tres cambios rápidos:


- Pulse sobre el botón redondo de completar para completar la tarea. Si tiene activado en los ajustes “Mostrar libretas al completar” se abrirá una lista de todas sus libretas visibles para que seleccione donde quiere mover la tarea recién completada.


- Haga una presión larga sobre la tarea en la lista para que aparezcan las opciones de edición rápida, éstas consisten en cuatro botones desde los que podemos cambiar: Destacar/No destacar pulsando sobre la estrella, la libreta, la fecha de vencimiento y la alarma.

Vuelva a pulsar sobre la tarea para que las opciones rápidas desaparezcan.


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Evernote (Onlytasks 1)

IMPORTANTE: Usted nunca verá en Onlytasks el contenido de sus notas de Evernote.

Por ello, es MUY recomendable que, antes de la primera sincronización, cree en Onlytasks unas libretas para las tareas y las use exclusivamente para albergar tareas, y no mezclar en la misma libreta notes de Evernote y tareas de Onlytasks.

Puede abrir una nota de Evernote de una tarea de Onlytasks directamente en su cliente de escritorio de Evernote o en su navegador de Internet (Según haya seleccionado en las Preferencias), para ello seleccione la tarea en la lista de tareas y pulse el botón de Evernote en la barra de herramientas.

Requisitos:

  • Para abrir una nota en su cliente de escritorio de Evernote debe tener iniciada en él la sesión con la misma cuenta a la que enlazó Onlytasks.
  • Para abrir una nota en su navegador de Internet debe tener iniciada en evernote.com la sesión con la misma cuenta a la que enlazó Onlytasks.

Onlytasks considera cada nota de Evernote como una tarea, utiliza el título de la nota como título para la tarea y el contenido de la nota para almacenar el vencimiento, si la tarea está completada, las notas de la tarea y si tiene estrella.

Estos datos se almacenan en una tabla html con una serie de etiquetas ocultas mediante las cuales se detectan los datos adecuados.

Si va a modificar los datos desde Evernote, por favor, modifique sólo los datos alojados en el cuadro de datos de la tabla, NO modifique ningún otro texto de la tabla ya que podría acarrear que se borraran accidentalmente las etiquetas ocultas de Onlytasks.

Para que Onlytasks sincronice con Evernote primero hemos de tener una cuenta de Evernote y, luego, dar acceso a Onlytasks a esa cuenta.

Para ello abrimos las preferencias y nos situamos en la pestaña Sincronización, una vez allí pulsamos el botón Iniciar sesión, y autorizamos a Onlytasks para utilizar la cuenta de Evernote. Cuando cerremos la ventana de Preferencias comenzará la primera sincronización:

Como primer paso Onlytasks descargará las Libretas, las mezclará con las que ya tenga y presentará la lista para que el usuario seleccione las libretas que NO quiere utilizar en Onlytasks, marque sólo las libretas que NO quiere utilizar con Onlytasks (esto puede modificarse tantas veces como se quiera a través de la lista de Libretas de la ventana principal de la aplicación). Una vez hecho esto pulse el botón Ok y comenzará la sincronización, durante la primera sincronización no es posible utilizar el programa, no obstante, por favor, no lo cierre durante este proceso.

Las siguientes sincronizaciones siempre se ejecutarán en segundo plano y no bloquearán el programa.